在使用过程中，应该要避免档案柜接触水分，否则容易引起档案柜表层的生锈，影响到档案柜的美观与使用。搁板与有扣勾的支承板，组合后平整牢固，层与层的间距根据需要可自由调整。架体摇动时轻便无阻力和响声, 牢固、美观大方，且干净整洁。档案柜架体之间的接触面配有缓冲，配有磁性密封条，顶部有防尘板，底部有防鼠安装。档案柜每列架体设有平安限位制动安装及防倾倒安装，边架装有锁具，用于整体锁闭。

每列的接触均有密封装置，顶部有防尘板，底部有防鼠装置，因而具有良好的防尘、防鼠、防潮功能。 档案柜的传动机构经过精加工处置，运用精细轴承，传动灵敏平稳金件无裂痕、伤痕，焊接件应丰满、结实、平整、润滑。架体内设有两道红外装置(一道门禁红外、一道对角红外)，当有人或物体在架体内时,架体自动停止移动，充分保障人员和档案安全。

在使用过程中，应该要避免档案柜接触水分，否则容易引起档案柜表层的生锈，影响到档案柜的美观与使用。档案柜的所有零部件的表面均经过严格的除油、酸洗、磷化等九道工序后采用180度高温静电亚光喷涂处理，耐腐蚀。档案柜轨道有三种铺设方式，种是直接在地外表铺设，用螺栓打孔固定。这种方式相对简单俭省装置时间，普通没有特殊请求的状况下，都会选用这种方式铺设。