工程档案信息化服务管理可以节省管理人员整理时间、归档和存储纸张所需的空间,对资源有保存价值的电子档案将逐步做到即时归档,这样将大大提高工作的时效性,那么它究竟是什么你知道吗,下面来带大家了解一下吧。
工程档案信息化服务管理就是依托于计算机技术来实现档案信息的数字化录入,档案从纸质档案转化为电子档案,不仅使档案采集和查询更为便利,而且档案管理方式也更为科学。
特别是在当前无纸化办公不断推进的新形势下,电子文件采用统一的格式进行存储,并利用数字代码序列形式在网络上进行传送,在现代日常办公和管理工作中,电子文件和电子档案得以广泛庆用。相较于纸质档案,电子档案管理工作中管理人员强度大幅度降低,能够在管理工作进行随时补漏增缺,更利于查询。
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工程档案信息化服务是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态,它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,网络化的形式互相连接,利用计算机系统进行管理。
过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的手段,致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案,不仅节约了保管费用,节省了占地空间,而且查阅起来极为方便迅速。
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存放电子档案磁性载体时,应留心屏蔽磁场干扰。磁性载体档案与磁性源之间的间隔不得少于76毫米;可运用软磁物质构成容器、箱柜,对磁场进行屏蔽;磁性载体档案如装入有磁屏蔽的容器中,应距容器外壁至少76厘米;运用无屏蔽的容器运送时,磁性载体档案距容器外壁至少76厘米;不得将任何磁性材料及其制品带入库房;在存有重要档案的库区,应设置测磁设备,以查出荫蔽的磁场。
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