coFax传真服务器是上海泉咏公司旗下的绿色环保产品之一。能为客户提供专业的、贴身的传真解决方案。让办公传真的每个过程都实现无纸化、网络化，彻底解决了企业的传真办公自动化需求，充分利用了我们信息化社会的网络技术、互联网、电子邮件、3G手机等，实现了随时随地的传真需求，让客户部不错过任何一个商业机会，对传真信息全面管理，实现传真的最大价值。
　　在实际的使用过程中，我们发现相当一部分用户会因为服务器使用一段时间后，客户端提示“您正在使用的传真服务器磁盘空间不足，请通知系统管理员清除部分传真”而不知所措。其实，coFax传真服务器是有传真备份归档设置的，客户端出现服务器存储空间不足的提示，是因为用户没有对服务器的传真备份归档进行设置。
　　按照coFax传真服务器内部的传真备份机制，coFax传真服务器每天将根据设定的归档天数，把coFax服务器列表中的收件箱、发件箱、已结束传真、传真日志进行打包(压缩成ZIP文件)。
        
        打包的内容是设定天数(如7天)前的文件和数据，比如今天是11号，就是把4号之前的文件和数据打包，到了12号，就是把5号之前的文件和数据打包(也就是4号的文件和数据)。
　　打包完成后，coFax服务器会把打包过的文件和数据删除，只保留ZIP文件，放在服务器列表的档案文件夹，这样经过压缩后，可以节省出部分存储空间。
　　这些ZIP文件会保存在服务器上，因为服务器的存储空间是有限的，如果不做处理，ZIP文件仍然会占用coFax服务器存储空间，直至coFax客户端提示服务器存储空间不足或者coFax服务器进入自动删除处理过程(会删除部分有用数据)。
　　所以，我们需要对服务器进行归档设置，将档案文件夹里的ZIP备份文件按服务器提供的4种方式之一来进行处理。
        
    1、没有安装TFTP等服务器软件，需要管理员手工备份
　　这种方式需要有一台电脑以管理员帐号登陆，并设定为专门下载归档文件，下载的文件保存在本地传真的传真档案里，供以后查阅。这台电脑最好工作时间里每天都会开机和登陆coFax客户端。coFax客户端应该在菜单“工具”-“选项”-“运行方式”，把“自动检查服务器上的档案文件并下载到我的机器”和“下载档案文件后自动删除服务器上的文件”前的复选框勾选。
        
    2、安装了TFTP服务器软件自动备份(用管理员方式安装客户端时会自动装上，也可以用其他的TFTP Server软件)，具体的设置方法见《如何使用TFTP Server方式归档coFax文件》，这里不再详述。每天coFax传真服务器备份打包工作完成后，coFax程序将会检查这个选项是否勾选，如果勾选，coFax服务器将把打包ZIP文件上装到指定的TFTP目录，如果上装成功，删除ZIP文件;如果失败，ZIP文件将保留(这样也会导致ZIP文档积累)。
        
    3、使用FTP服务器自动备份，具体的设置方法见《如何使用FTP Server方式归档coFax文件》。每天coFax传真服务器备份打包工作完成后，coFax程序将会检查这个选项是否勾选。如果勾选，cofax服务器将把打包ZIP文件上装到指定的FTP目录，如果上装成功，删除ZIP文件；如果失败，ZIP文件将保留(这样也会导致ZIP文档积累)。
        
    4、服务器保留天数前的文档自动删除。选择此项，cofax服务器将在生成打包文件后自动把打包文件删除。注意：这种方式将不能保留打包文件，如果您需要将备份文件保存到其它地方供以后查阅的话，请勿选此选项。