现阶段档案库房面临的主要问题有
现阶段我国档案库房管理面临着档案技术保护滞后,库房条件简陋,档案资料存放地点狭窄,干燥,十防设备不配套温湿度测记还处于温湿度计检测、手工侧记、手动开关各类设备,引起档案材料霉变、虫蛀、灰尘多影响档案的美观整洁及完整造成资料装订不规范,或存在查找困难、丢失的现象。”企业档案蕴藏着大量可待开发挖掘的隐含知识,因此,企业档案管理工作面临的问题不仅仅开发企业档案的显在信息,更为重要的是发掘档案中的隐含知识,将这一部分知识转换成显在知识,实现企业的知识共享和知识创新。
档案库房环境对于档案的长久保存具有重要的意义,特别是不适宜的温湿度对档案的保存非常不利。环境因素是关系到档案实体能否长期安全保存的重要条件,不同环境因素对档案实体安全保存的影响各不相同,如果室内环境潮湿,纸质档案则容易发霉,出现文字不清现象。由于档案库房长期密闭,造成了档案库房内的空气环境极其污浊,且极易滋生霉菌,虫蛀等。对档案造成***,档案工作管理人员长期处于库房污浊空气环境工作,对呼吸系统极为不利。
智能档案库房管理系统产品特点
5、现场查询:针对系统查询用户对计算机不熟悉的特点,提供查询功能,由调阅人员协助用户查询档案,并提供打印、复印等功能;
6、完备的日志功能:将各用户的操作完整的记录下来,可以查询用户的特定操作,并可对日志文件进行管理;
7、灵活的档案信息维护:可以对系统里使用的信息字段进行维护,如收费方式和单价等;
8、完备的系统安全性和可靠性: 系统终 端采用了多种容错技术,对系统配备了备份工具并制订了完备的备份和***计划;提供完备而方便的系统用户权限设置,详细的日志功能等;
确保纸质档案信息安全有什么对策呢?
一是严格执行库房“十防”标准:即防火、防盗、防水、防潮、防尘、防高温、防光、防虫、防鼠、防霉,办公室、库房、阅档室要分开。定期对库内档案进行检查,发现不符合标准的,要及时处理,以免发生意外。
二是保障档案查阅可控:纸质档案具有原始性和凭证作用,所以一定要保证档案的查阅利用在可监控的环境下进行,并对档案查阅情况进行详细登记,确保出现档案安全事故时可以进行追溯检查。
三室建立保障体系:规范现代档案管理业务的工作流程。档案信息安全的持续性措施是建立程序化、制度化模式并强化落实。需要针对保密、访客、数据和应用操作等方面制定制度与规范。
在社会信息化和信息社会化的进程中,档案数量越来越多,档案利用越来越普及,档案的安全防护措施就越显得重要,档案工作者必须努力让档案得以保护,把各种不安全因素控制在可控范围内,使其更好地服务于用户和社会。
绿色,是生命的象征。档案,是历史的真实记录。“智能 ”,让档案事业更有影响力。
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