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通过档案目录数据库和扫描文件的快速挂接,系统就可初步实现对目标档案的全文检索。然而,真正意义上的全文检索,不仅应该构建功能完备的档案全文数据库而且能够集成数据库检索技术、全文检索技术、图像内容检索技术以及数字化音频和视频信息的检索技术等。由于数字化档案要求必须与档案原件完全一致,然而目前的数字转换、识别技术又不能完全满足这一要求,因此,要实现数字档案全文检索,还有待技术的进一步发展。
技术路线的优化选择
档案鉴定与数字化同步︰从利用上讲,解决制约档案信息资源共享的主要瓶颈…档案开放鉴定问题是当务之急;从成本上讲,档案价值鉴定是避免失效档案数字化的佳方法。只有这样,才能控制档案数字化投入与产出比例失调、数量很大共享很少的问题。
多种档案数据库建设同步∶一是首先建立文件级目录数据库。满足一次检索需要,建好文件级目录数据库。目前,绝大多数档案馆,因没实现全部档案的文件级目录机检,查档不快、不准、不全的问题不可避免。所以,把文件级目录数据库建设作为基础性工作,是提案查全率、查准率必经之路。二是适时建立专题数据库。随着社会发展,对某一专题档案集中需求时有发生,突击建立专题数据库,满足社会需求是发挥档案作用的佳时机。三是优选建设全文数据库。满足档案信息资源开发利用需要优选建设全文数据库。按照***档案局提出的利用频繁档案首先数字化的要求,遵循“二八”定律(即以20%的努力达到80%的效果),同步开展档案全文数据库建设。
档案数字化与上网利用同步:档案数字化的根本目的是充分发挥其作用。通过计算机网络技术,实现档案数字化与局域网上利用同步,开放档案数字化与互联网上利用同步。
开展档案数字化问题的研究,及时解决数字化进程中的疑难问题。
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档案数字化的意义
档案信息资源是、***、区域信息的一个重要组成部分。在当今信息公开程度越来越高的形势下,档案的文化性质和社会性质逐步强化,利用的范围和对象将逐步扩大。在这个信息时代,只有当档案信息资源在现代化建设中发挥重要作用时,档案和档案工作的意义和价值才能充分地地展现出来。因此,我们要按照有关规定干方百计将呆滞在库房中的档案历史信息变成现实有用信息。作为管理和拥有档案信息资源的档案局,要更好地适应形势发展的要求,要着眼未来,运用数字化、信息化技术,对档案进行数字化建设,更好地为四个现代化服务。
案数字化的含义
档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。其以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,及时提供利用,实现资源共享,是档案信息化建设的重要组成内容。目前,大多数档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在,只适应于传统的管理与传播方式,即实施手工管理和点到点的传播,即便是经过编研等初步加工,编辑印发档案资料,实现点到面的传播,其覆盖面也还是太小,很难跟上社会化的进程。同时,该档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现,更难适应当代“数字化生存”的形势。档案原件数字化,对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有十分重要的作用。
房产档案数字化管理
房产档案数字化管理是将纸质房产档案以数字影橡形式存入计算机,实现档案的收集、整理、保管、编研、调阅、统计、异动等全部
工作计算机管理
一、房产档案数字化管理的内容
1,标准规范建设。这是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、扫描、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面,制定标
准、规范,并指导实施的过程。房产档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”,对于确保计算机管理的房产档案信息和
网络运行的安全,畅通,具有重要的意义。
2.基础设施建设。主要指房产档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案传揄、交换和资源共享的基础条件,只有建设***的房产
档案信息网络,才能充分发挥房产档案信息化的整体效益
3.应用系统建设。主要内容包括房产档案信息的收集、管理、利用、安全等方面,它关系到信息建设的速度与质量,集中体现了房产档
案信息化建设的效益和房产档案信息服务的效果。
4.档案信息化资源建设。主要内容包括馆藏档案数字化和电子文件的采集和接收。主要形式包括档案目录中心数据库建设、各种数字化
房产档案全文及专门数据建设。
5、人才***建设。房产档案数字化管理,不仅需要档案人才、计算机人才,更需要既懂档案业务,又熟恐信息技术的复合型人
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分步实施,档案数字化建设初具规模
档案目录的数字化是档案信息化建设的基础工作,也是数字化档案馆(室)建设的必备条件。我们优先突出服务***,为了使老百姓能及时享受到和***出台的一系列惠民政策,我局把便民利民惠民作为此项工作的出发点和落脚点,***把馆藏的民生档案目录数字化录入。截止xxxx年底,已录入馆藏档案目录案卷级52536条、文件级812456条,大大方便了我县人民群众的查找利用,也为我馆档案信息库的建设打下了坚实的基础。同时,今年我局投入16万元资金,通过招的方式,对馆藏部分利用率较高的纸质档案及珍贵档案进行数字化加要,截止xxxx年11月份,共全文扫描档案368322页,为建设档案全文数据库和多媒体数据库打下了基础。为了实现档案馆、档案室在业务上相互衔接,便于机读档案目录和电子档案的移交,我局向财政局等档案工作硬件设施较好150多家单位推广使用了档案管理系统,并取得了良好的效果。
加快步伐,推进档案信息网站及公开信息查阅场所建设
xxxx年,我县不断完善档案信息网站建设,结合实际情况,及时对网站版面内容进行增加,目前我局档案信息网站分别整合了公开信息查询、现行文件查询及档案馆馆藏档案查询三个利用版块,这样我们就可以通过档案信息网将档案信息资源集聚和整合起来,实现档案资源社会共享,更好地为各级***和***服务,为社会各界服务,为广大人民群众服务。
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