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档案数字化与传统档案管理相比有哪些优势?

提高经济效益

数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

总体来说，相较于传统档案管理，电子档案管理所能够存储的内容以及信息是巨大的，它依托于计算机技术存在，其存储和调取都十分便捷，能够实现档案的率利用及多方共享，这是传统档案管理无法比拟的。

但是在调取电子档案的过程中更容易做到悄无声息，因此在电子档案管理过程中，相关的调取以及修改都应该有所记录，以保证档案管理的安全性和绝密性。所以电子档案管理涉及的相关安全问题要求更为严格，电子档案的数据备份，纸质档案的安全保存，都是档案管理电子化过程中的重中之重。

新档案电子管理方式，其本身产生的时间短，应用实践更短，因为为了防止相关的重要资料信息出现丢失以及相关计算机出现安全隐患，在使用过程中，定期对电子文档资料进行备份，在相关的目录中准确备注，将电子档案和传统档案结合在一起管理，做到电子和纸质的双***保存，在档案保存中采用双轨制，在归档文件上采用双套制，有效解决档案存储安全问题。

另外，为了防止出现电子文件安全问题，有保密性要求的档案，应该对电子文件进行加密设置，对电子文件可读性设置权限，防止篡改、重写等问题。

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什么是档案数字化

档案信息一般用纸质文档存储在档案室里面，查找检索起来非常费时，存储档案空间又大，维护起来也不方便。备份档案需要大量的人力物力，人工处理更不可靠。

档案信息数字化就是把纸质文档通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储档案信息。

数字化的好处是:检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小，维护方便、安全。

什么是档案数字化综合应用平台?

档案数字化综合应用平台系统采用J2EE体系，应用模块都采用组件方式实现B/S模式的操作。实现“应用层---服务层---存储层”的三层架构，通过构建内容管理服务层，以XML数据格式为网上档案馆主系统的标准数据格式，在工作流引擎的支持下，接受系统客户端或其他系统的进行双向交互，通过WebSphere中间件等中间层访问Content Manager底层存储系统，进行相应的业务处理。

办公自动化系统采用Lotus Domino 作为系统服务器软件，随着时间的推移，Lotus Domino上的数据量逐渐增加，可以将Lotus中的部分占据空间的数据，如影像文件、压缩文件等通过 Lotus存储到内容管理平台中进行备份和归档，从而节省Lotus Server 上的存储空间，提高Lotus Server的响应效率。

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干部档案数字化

“干部人事档案数子化”上作是对传统十部人事档条L作模式的创新。可以迪过十部人事档案管理软件实现对档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查惜阅等日常工作的数字化管理，使干部档案日常管理工作实现无纸化办公，通过***部内部局域网或内网，安全地实现对数字档案网上浏览和远程查借阅功能，并且能与***部内现有其他计算机软件结合运用，解决了软件应用的重复维护问题。

一、干部档案数字化工作概述

通过干部人事档案数字化系统进行档案管理和使用，设定管理者和用户名权限进行密码登录查询，就可以“足不出户”地获取到需要的干部人事档案信息。不仅使工作效率大大提高，而且有效减少了档案资料的丢失以及擅自复印、改动的现象，使纸质档案得到了较好的保护。档案管理员日常手工账簿式检索工具及各种登记本正被计算机取代，通过计算机软件自动生成并随时打印输出。实现干部人事档案数字化，提升了干部档案工作的水平和质量，从而保证了干部档案以及相关资料在干部人事工作中的充分利用。

二、干部档案数字化的优势

一是干部档案数字化解决了软件技术日新月异与档案的传统守旧一成不变的工作模式的矛盾。通过灵活、的定制功能，可以在不用修改系统源代码的基础上满足不同地域***部门不同时期的需要。

二是干部人事档案数字化易于快速部署的特性保证了应用低成本、高质量、率。能提供更加快捷的配置与集成服务，使得档案管理人员从繁琐的工作程序中解放出来，能节省大量人力物力。

档案数字化安全管理制度

为加强档案数字化安全管理,确保档案数字化过程中档案实体与信息安全，根据***有关规定和标准，订本制度。

(一)档案原件在移交数字化加工单位前，由档案部门工作人员预先清点、检查、登记，确定需要数字化加工的档案案卷。

(二)档案原件必须严格按照档案管理要求，履行出入库手续和交接手续。

(三)在档案数字化生产加工过程中，必须有档案部门工作人员在场进行全程监督，及时解决生产加工中出现的问题，排除泄密隐患。(四)档案部门工作人员根据工作进度，不定期对已完成数字化加工的档案原件进行抽样检查，确保档案原件准确、完好。

(五)档案部门对数字化加工单位从事数字化生产的工作人员信息进行登记备案。同时,每个工作日到场的工作人员需进行签到登记，然后签到表由现场负责人签名确认。

(六）档案部门必须与承担档案数字化生产加工单位签订保密协议，明确数字化加工单位的保密义务和责任。数字化加工单位同时必须与从事档案数字化生产加工的工作人员签订保密协议,明确工作人员的保密义务和责任。