广州档案数字化服务机构————品档星源信息科技（广州）有限公司是一家专门做档案数字化处理服务的公司

实现档案管理数字化的必要性

1）档案数字化管理提高了档案管理的工作效率。档案对发展科学、系统科学、管理科学的形成和发展起着重要的参考作用。因此实现档案数字化对于使档案管理部门从封闭走向开放起着重要的意义，它可以有效的在档案信息资源的合理配置、科学管理方面为社会提供***、的服务。数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用.由于传统的档案大都保管在档案室、档案馆，又大都以纸张为主要载体，造成用户利用、查找不便。此时若通过网络计算机管理的数字化档案进行查找不仅能准确反映情况，而且可使查询资料的过程变得简单而轻松—使用户更加便捷、准确地查找到自己需要的档案，使用户可以不受时间和空间的限制，大大提高了档案的利用效率。换言之网络化的实现可以使由原来的文件实体保管的档案库基地变成了提供利用的信息控制中心。

2）档案数字化管理使得档案工作更规范化、标准化。目前，档案标准化、规范化滞后和应用软件繁杂是档案信息数字化的现状，这些都严重影响了系统水平的整体提高。而且档案是社会信息资源的组成部分，已日益成为***进行经济建设、发展科学文化事业的重要资源，而档案数字化建设本身又是思想上的一次飞跃，它使我们的思维视角从计算机系统扩大到整个档案信息管理。

总之，档案数字化建设是一项复杂而庞大的系统工程，也是一项长期而艰巨的战略任务。在数字化进程中采取档案馆与档案数字化外包公司合作的模式是一种大胆的尝试，不仅有利于优化社会资源配置，更能够提案馆的工作效率、降低业务运行成本。对于这一模式在实践中出现的问题，我们应认真总结经验教训，使之不断在推广中走向规范与完善。

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档案数字化加工流程细则

1目录数据准备

按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、 责任者、起止页号和页数等，应进行修改。

2、拆除装订

在不去除装订物情况下，传统的扫描仪会影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

如果要不拆装的扫描是需要使用非接触式的档案扫描仪比如book2net系列、iscan系列的扫描仪，不需要拆装直接进行扫描就可以。

对于己经编好的页码要查看是否正确，档案的纸张是否有破损，如果破损严重的，无法进行直接扫描的档案，及时与管理人员沟通进行处理。

按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。 确保扫描时不出现混乱现象。

破损严重、无法直接进行扫描的档案，应***行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应***行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。

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谈人事档案管理工作的重要性

　　人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性，决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使，该机构人事档案来源单一，于本机构人员，内容也较简单；而社会化的人事档案管理机构，其来源要广泛得多，可以来自该社区范围内各类人员，又由于每类人员身份不同，集中起来显得人员复杂，其档案内容也非常丰富多样。

　　人事档案社会化开放式管理模式，是市场经济条件下的一种新模式，是对人事档案管理模式的补充，与传统人事档案管理模式处于并存发展阶段。市场经济条件下的新模式，与计划经济时代传统人事档案管理模式有所不同。传统模式中，人事档案是由各单位内部***人事机构分别管理，比较封闭和内向，在过去人事管理中起到了重要作用，在今天也还有一定的适用范围。但这种模式不应成为现代人事档案管理中模式，而应更新、改革旧的模式，建立新的模式，社会化开放式人事档案管理模式就是一种新的模式，是对现代人事档案管理模式的补充。这两种管理模式处于并存发展阶段，各有利弊。传统人事档案管理模式对人事档案的保密、保护，方便本机构使用具有优势，但过于封闭，利用面不广，实行规范化、网络化管理难度较大；新的管理模式服务面广，便于社会各种机构和人员利用，宜采用现代化、网络化管理方式，但存在易泄密、丢失等问题。我们应充分发挥两者优势，克服各自弊病，使人事档案管理模式更加充实与完善。