当管理人员需要打开任何一列架体，只要轻按开启按钮，架体就可自动打开。如果停电的时候，也可以用手摇动摇把，手动开启密集架、为方便的是智能密集柜安装有智能软件，软件程序可安装于档案管理计算机中，在档案存放时就在计算机中建立档案管理的数据库，在以后的管理过程中，只要在计算机管理界面输入需要查询的档案，该档案所在的密集架架体即可自动打开。极大的方便了管理员的工作，减轻了工作强度。

架内环境监控要求：密集架智能管理系统支持密集架内温湿度数据和全天温湿度记录，根据预先设置的温湿度值自动通风换气，使密集架所在区域满足档案或资料的存放条件，同时，支持手动通风换气。当密集架环境数据不符合预先设定的存放条件时，系统自动提示。

标志要求：智能密集架上使用的文字、图形、标志应符合耐久、醒目、规范的要求。智能密集架、显示屏、控制器、动力装置、安全装置应挂有铭牌。一般使用中文标志显示器、显示输出、操作说明等，根据不同需要也可以同时使用其他文字。

首先来看看密集柜到底是什么？密集柜是由活动架和固定架组成的列组，借助手力、电力或电脑操控驱动活动架，活动架能沿地上铺设的轨迹左右直线移动，并可根据需要将多个活动架移动后紧密结合或分散开，构成多个活动架和固定架的密布结合体称为密集柜。

　　根据智能化程度的不同，密集柜又分为手动密集柜、电动密集柜、电动智能密集柜以及RFID智能密集柜手动密集柜是指经过手力摇摆摇手驱动的密集柜，是密集柜产品中的根底款，在储存量上不亚于其它产品且价格便宜，但在操作方面需要人工手动操作，相对来说快捷程度没那么高。

在手动智能密集柜的基础上，配置智能集成管理系统，由一套管理软件进行控制管理。实现档案的条目级管理、档案实物管理、库房及密集架内温湿度的管理控制。

档案录入完成后，自动生成识别码、并主动打印条形码，在上架过程中通过无线扫描仪扫描，无线扫描仪自动将存放位置传输给数据库，无需人工输入存放位置。

可根据档号、档案名称、关键词等查找条件，计算机自动检索文件，可同时实现无数份档案在同一档案室智能密集柜通道或不同密集架通道上的存取，并在电脑与每列密集架的液晶显示屏中清晰显示，使档案存取更方便、更快捷。