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要注意租千人会议场地租赁费用设施是否齐全，如果是空荡荡的会议室，什么设备都没有，这样开年会的公司还要着手准备音响，电话，座椅，反而增加了不必要的投入，因为年会每年只开一次，很多设备买了也不会经常用，反而带来很多不方便的地方，所以年会场地一定要设施齐全。

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千人会议场地租赁费用后在会议进行阶段，会议的***准备者要做的主要工作大体上可分为三项。在会场之外，应安排专人迎送、引导、陪同与会人员。对与会的年老体弱者，还须进行***照顾。此外，必要时还应为与会者安排一定的文体***活动。在会场之内，则应当对与会者有求必应，闻过即改，尽可能地满足其一切正当要求。