数字化加工的工序安排
1.档案领取,在项目实施前双方首先要对档案进行统计与分批次进行交接,按原档案分类的编号与类别提取,提卷人按实际案卷数与页数填写详细的档案交接清单,并由双方主管人员签字。
2.档案拆分,我方收到档案后按照双方制定的档案整理规范对其纸介档案按日期,险种等进行整理,统一编号。对要进行扫描加工的档案进行拆分,为下一步骤扫描工作做前期准备。
3.图像扫描,扫描人员收到整理后的档案,负责将纸质性的档案通过高速或零边距扫描仪将其转换成电子图像。在扫描过程中并保证图像的清晰度与完整性。
数字化加工规范标准
数字化加工是一项重要的集中托管业务。各数字档案代管机构提供一系列的数字化加工服务,包括排序整理、格式转换、数据录入、文件扫描、数字图像保证计划、个性化服务等;数字化加工的对象也包括纸质档案、模拟磁性载体档案、缩微胶片等多种形式。***和地方先后颁布了多项档案数字化标准规范。《文献档案资料数字化工作导则》(GB/T 20530)规定了数字化工作的指导原则和一般过程。档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31)、《缩微胶片档案数字化技术规范》(DA/T 43)则分别规定了不同载体形式档案的数字化要求;前者的修订,以适应技术和社会的较新发展。行业标准《档案数字化规范》(DA/T 62)在2017年发布。
数据化加工的扫描
1、严格按照规定命名方式对影像文件进行命名。并根据数据交换规则设置扫描影像的输出存放位置;
2、对于封面、内页、手写体或是收据等各类不同资料,需用不同的比例或是扫描方法进行扫描;
3、扫描影像与档案原件的内容要吻合、顺序正确,影像清晰效果达到档案实体一样。并将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对,确保不能重扫、漏扫、多扫、顺序颠倒扫。
4、采用规定的格式扫描,确保案卷的清晰度。同时影像歪斜不超过正负2度、黑边不大于2毫米。
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