数字化加工数据采集方式

1.数据采集方式

(1）手工数字化采集;数字化作业员根据纸质档案文件的内容进行手工数据录入、数据校对等采集工作;

(2）原有电子数据迁移后、手工辅助采集。对已经电子数据迁移的，采集作业员根据相应纸质档案文件的内容进行手工数据补充录入修改、数据校对等采集工作。

2.对已有电子数据的处理

(1)对原有电子数据应尽可能的利用。

(2）如果对原电子数据进行处理的时间、费用比重新采集还要多、高，则应视情况部分或全部放弃该数据。

遵循数字化加工流程

数字档案代管机构应严格遵循各类相关标准规范所规定的流程开展业务。比如，纸质档案数字化加工的流程主要包括档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。不可遗漏任何一个工作环节，否则可能导致数字化成果不合格、不可用。比如国内外数字化加工机构都强调在整理档案时需要去掉订书钉、纸夹、胶带等，以方便扫描，扫描之后要将扫描件和目录挂接。我国某些地方就曾经出现过未建目录、没有数据挂接而导致数字化成果无法利用的情况。

数据化加工验收注意事项

数字化加工过程中所使用的扫描仪、声频（视频）采集卡等设备，必须符合有关保密技术标准和保密要求，主机不得有U盘插口，数字化加工所使用的计算机及其存储介质，必须严格遵守计算机有关保密管理规定。使用的移动硬盘、U盘、光盘等存储介质，按涉密载体进行管理，不得在非涉密计算机及其网络上使用，并且每天公司拷贝数据所用硬盘等，必须由专人在管理中心进行登记后，方可领取使用，同时履行归还登记手续。加工公司在加工合同履行结束后撤离现场时，所使用的电脑硬盘、移动硬盘等数据载体移交业主单位。

数据化加工档案著录

如果档案库房提供的目录和纸质档案不相符的，应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给档案保管人员，如果目录中要增加或减少相关著录字段要与档案保管人员协商。如果目录内容有错，如主题内容文号等，以纸质档案信息为准，并及时反应给档案管理人员。顺页整理著录的同时，要检查案卷的完整性，是否有缺页漏页错编现象。