档案管理未来发展趋势

毋庸置疑，人类社会已步入智能时代，置身于大数据信息的洪涛之中。就档案信息管理而言，面对的档案数量规模大、种类繁多，档案工作模式一定要更灵活更智能化，因此，智能档案馆的建设显得尤为重要。

智能档案馆的主要理念就是要求档案馆提供智能服务，通过智能档案室系统将馆舍、档案、网络、数据以及用户统一在智能网络中，达到有效挖掘、整合、利用各互动要素产生的结构化与非结构化的数据目的。智能档案室系统一般包括智慧档案馆库一体化平台系统、智能密集架管理系统、环境设备管理系统、RFID 实体档案管理系统、视频监控系统、智能门禁系统、档案八防感知系统、智能灯光系统。

档案管理信息平台的设计目标及原则

1) 依据国际的标准、***的标准、行业标准和企业标准，利用国际、国内成熟研究成果，采用合理的技术架构和技术手段，解决电子文件安全存储、数据管理和安全利用的问题；

2) 实现多全宗、多层次集中方式的档案信息管理要求，实现各级单位间系统的互联互通和资源的共享，满足大型集团单位的档案管理需求；

3) 符合SOA设计要求，形成电子文件归档技术规范并实现其它应用系统标准数据采集接口，实现真正的文档一体化；实现与用户单位门户、机构用户、统一认证等基础设施的集成；提供标准的档案信息查询接口；

4) 业务系统采用可定制平台的方式，充分保障系统对各类档案业务的适应性、对管理内容的扩展性和对功能需求的可变性，提供后台定制功能强大、前台使用简单方便的业务系统；同时能方便的适应系统的扩展部署和数据的集中/分布存储，以适应不同单位不同的软硬件应用环境；

5) 满足各级单位档案现代化管理的业务需要，包括档案的业务管理和上下级的工作管理。尤其注重归档文件的收集整理和信息服务两个关键环节，以***的管理理念处理好文书、经营、科技、财务、人事、法务、基建、声像、电子档案等档案的收集整理和开发利用环节，使用户的工作量得到真正降低、档案信息服务发挥更大作用；

6) 逐步实现统一内容管理平台，支持对非结构化数据以及各类归档文件形式（如文字、语音、视频、图形、图像、网页、邮件等）的管理；

7) 通过开发和集成***成熟的技术保障系统各项功能得到可靠实现、提高用户的易用性和流程的自动化程度。

在档案管理信息平台设计目标的基础上，根据用户需求，通过对个别业务功能的修改完善使得系统在功能上充分满足用户的建设目标。

档案管理要求  

档案著录界面：列表方式和卡片式。  自动生成：档号、案卷号、卷内顺序号、盒号、件号等相关信息。  追加携带:新增数据携带上一条数据内容，减少录入工作量。  字段代码维护：录入时候自动产生下拉备选菜单。  自动查重：会自动提示重复信息。  批量修改、批量删除：目录信息进行批量的修改或者删除操作。  数据校验：去除范围内的字段的字符。  导入导出：能够以DBF、XML、XLS文件格式进行数据交换。  数据检索：提供了智能查询、分类查询、自定义查询进行已有数据的检索。  自动排序：排序规则自动排序。  电子文件上传及挂接：在著录模块中提供电子文件上传及挂接的功能。  电子文件校验：对接收进入档案数据库的电子文件生成校验码。定期对服务器上保存的电子文件进行MD5的抽取，如果不一致，则表示电子文件被修改，并生成校验日志。  批量上传电子文件：批量上传电子文件，支持常用格式文件。  报表打印：打印满足用户要求的各种报表（如案卷目录、卷内文件目录、案卷封面、卷内备考表、分类目录、备考表、总目录及全引目录等）。

档案管理软件减少纸质档案数字化过程中的浪费

档案数据化之于档案数字化，智慧档案馆（室）之于数字档案馆（室），是迭代式的更新和发展，是覆盖性的提高和增强，是管理方式的根本性变化、转向性发展。不少工作在数字档案馆（室）建设中是必要项，而在智慧档案馆（室）中则会成为非必要项，成为闲置的、冗余的、无用的东西。比如，目前仍有不少单位或机构在做档案数字化工作，也就是原始的题名、责任者、文种、形成时间等字段的人工著录。但在智慧档案条件下，通过OCR识别技术、声音转化文字技术、人脸识别特征码提取技术等，可将档案数据化，而现在人工著录的信息，就没有单独存在的意义了，因为它已经包含在全文数据当中。