数字化加工的设计原则

(1）安全性

档案系统所处理的信息一般涉及单位的，而且不同的应用人员在不同的时刻对档案信息的处理权限也是不同的，因此电子文件归档入档案库后安全性控制功能成为数字档案管理系统得以投入使用的先决条件。数字档案管理系统的安全性控制要求一般包括防止用户***、权限控制、存储和传输加密以及电子签名。这些手段必须足够强大，难以被攻破，而且也必须足够灵活，方便使用者掌握和利用。

(2）扩充性

随着系统在办公业务中使用程度的日益加深，其应用必然会越来越广，将有越来越多的电子文件类型需要系统来进行转换完成，因此系统必须具有良好的可扩充性，为今后系统的升级提供良好的接口。

数据化加工-拆卷

1、检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，正、副卷标注是否正确；

2、拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线；

3、将案卷内页一页页分开，对特殊页做出标识提醒扫描人员注意；

4、取掉案卷中金属物；

5、注明每卷案卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。对不能确定的案卷，拆卷人员应该及时向档案员进行咨询，不得擅自对问题进行处理。

数据化加工档案扫描

档案扫描的过程要把档案纸张放置整齐，避免扫描过程中出现卡纸或者扫描数据不完全显示的现象。发现档案漏扫时，应及时补扫并正确插入图像，发现扫描影像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整，认真填写纸质档案，扫描登记表，登记移交的档案数量，扫描的页数核对每份文件的实际扫描页数和档案，整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。