数字化加工的设计原则

(1）安全性

档案系统所处理的信息一般涉及单位的，而且不同的应用人员在不同的时刻对档案信息的处理权限也是不同的，因此电子文件归档入档案库后安全性控制功能成为数字档案管理系统得以投入使用的先决条件。数字档案管理系统的安全性控制要求一般包括防止用户***、权限控制、存储和传输加密以及电子签名。这些手段必须足够强大，难以被攻破，而且也必须足够灵活，方便使用者掌握和利用。

(2）扩充性

随着系统在办公业务中使用程度的日益加深，其应用必然会越来越广，将有越来越多的电子文件类型需要系统来进行转换完成，因此系统必须具有良好的可扩充性，为今后系统的升级提供良好的接口。

数字化加工录入的规则

1.根据客户的要求对整理好的档案进行录入，按照《档案著录规则》的要求，规范档案中的目录内容。

2.录入档案案卷的基本信息（编号，题名，目录号等)。

3.建成案卷目录后按照卷内的目录顺序对文件级数据进行录入，要祥细的录入每一份文件的题名，时间，文号等。

4.建立档案目录数据库，录入时要先检查档案，看档案有没有破损的，查看档案的页码是否正确，同时根据客户的要求区分什么需要录入的，什么不需要录入。

5.录入时要依照档案原件录入，不得私自更改档案的原件，录入完成后要进行检查，核对录入项目是否完整，内容是否规范准确，对于不合格的数据要进行修改或是重录。

6.录入可以采用OCR识别，可提高录入的工作效率。

数据化加工功能

1.电子资源加工功能。支持图书元数据管理，支持中图法分类，支持标签系统，输出标准PDF、XML、EPUB、MOBI、CEBX等多类型应用格式文档。

2.格式转换功能。能够生成符合、行业标准的格式文件，能够支持版式阅读及流式阅读，支持常见文档格式的转换。

3.电子书文档编辑功能。可以对制定格式的电子文档进行增、删、改、查的操作，可以进行方便灵活的图书目录制作，并灵活设置目录和页码连接的显示模式；可以同时打开多个文件，进行阅读和制作；支持预览、所见即所得的编辑功能。

4.数据加工流程管理功能。支持对数据加工过程的流程化管理。

数据化加工前期准备

（1）纸质档案数字化需要相应的设备和场所，数字化处理场所应具有足够的空间和合理的布局，并可配备门禁、防盗、视频监控等消防系统和安防系统。

（2）数字处理设备需要计算机、扫描仪、录音机和存储介质。如果可以配置服务器、备份设备、数码相机等则更好。

（3）数字处理工作还需要相应的软件系统支持，如操作系统、文件管理软件、扫描程序、录音软件、备份软件、杀毒软件等。确保数字处理工作的安全和保障。