档案管理系统为现代企业带来的便利

当前，各行各业办公自动化系统的广泛应用产生了大量的电子文件。这些电子文件归档形成的电子档案都会移交到档案部门进行管理和长期保存，并提供利用。而此项业务工作的开展，注定离不开电子档案管理系统。2001年6月，***档案局印发了《档案管理软件功能要求暂行规定》，但伴随信息技术的发展与新业态的不断产生，该规定已经无法适用于今后电子档案管理系统的开发和应用，迫切需要新的规范出台。2016年底，***档案局技术部牵头启动了《功能规定》文稿的起草工作，先后***了10余次研讨会，邀请了***档案局相关部门、北京市档案局、天津市档案局、清华大学、人民大学和部分技术企业的人士，对文稿的体例、框架、文字以及内容等进行了全方面讨论。经反复论证和广泛征求意见，形成了正式公布的《功能规定》。

博阳大数档案管理系统是根据档案（室）的系统建设指南设计的一款电子档案管理的系统。该系统利用OCR技术对纸质档案数字化副本等图像文件中的字符形状进行识别、文字转换和文本输出、呈现，将提供覆盖档案馆（室）各项工作的全部功能，包括档案收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、检索、编研八个业务环节，实现对纸张、电子文件等资料的收、管、用、存等功能。

档案管理信息平台的设计目标及原则

1) 依据国际的标准、***的标准、行业标准和企业标准，利用国际、国内成熟研究成果，采用合理的技术架构和技术手段，解决电子文件安全存储、数据管理和安全利用的问题；

2) 实现多全宗、多层次集中方式的档案信息管理要求，实现各级单位间系统的互联互通和资源的共享，满足大型集团单位的档案管理需求；

3) 符合SOA设计要求，形成电子文件归档技术规范并实现其它应用系统标准数据采集接口，实现真正的文档一体化；实现与用户单位门户、机构用户、统一认证等基础设施的集成；提供标准的档案信息查询接口；

4) 业务系统采用可定制平台的方式，充分保障系统对各类档案业务的适应性、对管理内容的扩展性和对功能需求的可变性，提供后台定制功能强大、前台使用简单方便的业务系统；同时能方便的适应系统的扩展部署和数据的集中/分布存储，以适应不同单位不同的软硬件应用环境；

5) 满足各级单位档案现代化管理的业务需要，包括档案的业务管理和上下级的工作管理。尤其注重归档文件的收集整理和信息服务两个关键环节，以***的管理理念处理好文书、经营、科技、财务、人事、法务、基建、声像、电子档案等档案的收集整理和开发利用环节，使用户的工作量得到真正降低、档案信息服务发挥更大作用；

6) 逐步实现统一内容管理平台，支持对非结构化数据以及各类归档文件形式（如文字、语音、视频、图形、图像、网页、邮件等）的管理；

7) 通过开发和集成***成熟的技术保障系统各项功能得到可靠实现、提高用户的易用性和流程的自动化程度。

在档案管理信息平台设计目标的基础上，根据用户需求，通过对个别业务功能的修改完善使得系统在功能上充分满足用户的建设目标。

档案管理软件创新档案服务模式

当前社会，人工调阅模式已经无法满足人们对于档案服务的需求。社会进步让网络化、便捷化、化、知识化以及个性化等服务模式，成为当前用户对建设智慧档案馆的诉求。智慧档案馆中的大数据技术，对用户身份、借阅内容、搜索方式等进行数据化分析，挖掘用户隐形诉求，改善服务方式，实现档案服务从“供给导向”模式向以用户为中心的“需求导向”模式转变。