确定会议内容、会议时间、地点、对象、经费。

1、 确定会议目的及内容。

2、 确认主要是否有空，确定是否和重要工作有时间上的冲突。

3、 确认会议场地是否能满足会议需要，如外定酒店会议室，提前联系酒店。

4、 向财务中心申请会议经费预算。

二、确认会议主要负责人，确认会议主持人，确认邀请参会嘉宾和*** 名单，确认参会人员名单。

三、会议负责人安排会议议程。

1、 确认会议主要流程及各发言人内容。

2、 控制会议时间，安排会中休息。

会议材料的撰写

1、 安排会议主旨材料撰写。

2、 通知发言人准备讲稿。

3、 准备会议需用材料，准备电子文档和纸质文档便于查阅。

4、 撰写***的发言报告。

5、 准备主持词。

会前会场准备工作。

1、 分配会议各项工作，提前落实到部门和个人。

2、 布置会议场地，打扫会场卫生，准备鲜花盆栽。

3、 检查会议使用设备（音响、话筒、投影仪等）是否正常运转。

4、 准备会议需用***。

5、 给参会人员准备纸和笔。

6、 如参会人员距离会场过远，安排车辆接送。

7、 制作会议指南，含会议时间、地点、流程、注意事项（会场纪律），分发或通知参会人员。

安排会议预演。

1、 在会议召开前1-2天，会议准备人员进行会议效果预演，及 时发现问题，完善会议准备工作。

2、 审核所有发言人讲稿，审核会议所用资料是否正确。

在展览会宣战前搞好的提前准备。

会议会展展台设计：从表层上看，展台设计的每日任务应主要美观大方，实际上，并不是这样简易。主要是展台要能充分体现出展商的品牌形象，能吸引住观看者的专注力。 a) 展台设计要与总体的貿易气氛相融洽；

会议会展展台设计是以便烘托展览品，不能反客为主；

c) 展台设计需考虑到展商的整体形象，不能过度独树一帜； d) 展台设计时，不必忽视展现，商谈，资询和歇息等基本要素。