档案室系统特点

档案信息管理

档案材料入馆后，管理人员可通过RFID技术对档案材料进行自动信息登记、馆内档案清点、档案信息查询、档案外借和归还等日常管理工作，并由系统自动进行相关记录。

智能引导

系统具备档案引导功能，根据档案室数字地图对所需查找的档案材料进行自动***引导（在电子地图上可显示对应档案的具体位置：几号柜、几行、几列等），充分提高了档案查找的效率，并可自动对拿出、收入档案柜中的档案进行识别，实现储位智能化管理。

远程查询

根据不同用户需求，系统可实现档案资料信息远程网络查询，并自动形成准确可靠查询报表。

防盗管理

所有馆藏档案均处于阅读器的读取范围中。当档案被取出时，由出库口的RFID阅读器捉档案信息，并与出库指令信息进行核对，如果档案是未经档案管理信息系统发出出库指令而异常离开库位，监控模块会开启警报模块发出异常情况警报。

什么是档案数字化

档案信息一般用纸质文档存储在档案室里面，查找检索起来非常费时，存储档案空间又大，维护起来也不方便。备份档案需要大量的人力物力，人工处理更不可靠。 档案信息数字化就是把纸质文档通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储档案信息。

数字化的好处是：检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小，维护方便、安全。

数字档案管理

档案分类目录、档案属性管理、档案登记及归档、档案检索、档案借阅及审批、档案统计分析、基础数据维护等。

档案分类：按照规范建立四级分类目录；

档案属性管理：针对不同类别的档案可以设定对应的属性，如合同类档案可以设定属性为签订时间、甲方、乙方、合同编号、金额等，公文类档案可以设置文件来源、发文时间、发文单位、文件号等；档案属性为档案收集和档案搜索提供支持。

档案登记及归档：按照规定的分类目录、属性进行，并自动按照编码规则形成档案编号。登记归档要按照企业规定的流程进行审核。

档案检索：可按照档案属性和文件内容实现全文搜索，可以多条件灵活组合筛选。

档案借阅及审批：针对不同密级档案进行不同的借阅审批流程。公开资料不需要审批可直接线上阅览；内部资料和秘密级别通过审批后可在线阅览；绝密文档不能在线阅览，只能通过审批后在档案室借阅。

档案统计分析：可以针对档案分类、全宗、密级等多条件、多角度的汇总分析档案数据。

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