会议活动布置策划需要注意什么?

1、考虑好开场时间

如果是内部活动，与会者也许就在现场上班，那么开场时间就很灵活了。但是，如果他们都是9点钟上班，10点种再开始活动就不是很合适了。因为他们很可能要收发电子邮件、回电话或是处理其他突发事件等。如果有人得赶路来参加会议的话，活动开场时间就不宜过早。因为若是在高峰期赶路，他们就得承担较高的路费，或在路上浪费很多时间。么就做折衷安排，11点开始，12点半午餐，1点半到3点钟开会。

2、可以考虑以午宴作为开始

如果在下午举办活动是个不错的选择，可以以午餐作为活动的开始，这样就可以使多数与会者在活动开始时准时到达。这样做的不足是很难准确预测按时参加午宴的人数，所以配备多少食物也是个难题。

3、不要取消晚上的活动

是否取消晚上的活动是值得做个市场调查的。这样就可以看看有多少潜在的会议代表认为这种晚上进行的半天会议是完全可以接受的。例如，忙碌的职业人也许发现可以早点过来参加这个活动。注意不要忽略有家庭责任的人，比如需要接孩子回家的人。与此同时，晚上也更容易找到合适的、能负担得起的场地——比如大学或学院的教室，它们空着也是空着，而且晚上可以停车的地方也很多。同样，由于有人会直接从工作的地方赶来参加活动，安排些茶点也是很合情理的。

4、宣传要相当谨慎

尤其是有些人也许要赶几个小时路去参加一次半天活动，或是从那里返回。如果不能达到他们的预期效果，他们会非常不高兴。这就意味着您必须清晰描述您的目标听众、合作***，以及活动既定效果等等。您可以参考本书中关于***大型会议中专题讨论会部分的详细建议，并以此来调整自己活动的基本理念、效果以及时间。

                                                          会议活动布置策划是干什么？

活动策划2113的基本工作和职责：清楚活5261动目的4102。达到目的需要哪些条件。找出能吸1653引顾客的主题。围绕这个主题设计一系列项目。制定出销售奖励措施。设计出销售话术。选定宣传方案。制定活动流程和物品方案。开展全员培训。宣传预热。按计划进行逐项落实和跟踪。运行中的方案调整。活动之后的顾客维护。认真做好活动的总结。活动策划：包含活动主题、活动目的、活动内容、活动执行细节要求与安排、物料需求、人员安排、费用预算、突发状况应对事项。直白点说，就是整个活动在你脑海里已经有一个整体的、完整的内容及过程。活动策划是指挥，参谋。活动执行：按照你的活动内容、执行细节要求与安排、每环节对应的物料、人员，依活动流程去完成。活动执行做具体事项。

                                                      会议活动布置策划的必备环节

1.会议申请，确定会议召开和会议名称主题

2.成立会议***，确定会议主持人

3.确定会议具体议程

4.会议宣传和气氛渲染

5.会务礼仪、接待、保安、保密等工作培训

6.初步确定会议时间、地点

7.会议通知起草、发送；根据反馈信息确定终日程

8.确认与会人员接站时间、住宿、车辆、特殊要求

9.费用预算、借支票、报销

10.会议发言稿、议事规则等文件起草；制作议程和话稿PPT

11.确定具体会场（设施：停车、大小、桌椅放置、温度、灯光、音

12.响、麦克、电源、投影位置、背景音乐、桌台花饰 等；气氛环境 处理；住宿：***、价格；

13.购买或借用会议用品。实物投影仪，激光笔（2），激光笔电池（2）胶片投影仪（检查　两个灯泡均正常）投影幕（大的，检查并试用）胶片（1本），　胶片笔白板笔（红绿各2支黑笔4支）、白板擦、吸铁石（6）笔记本（带光驱、软驱）、3寸软盘（若干）打印机、驱动程序、打印纸等。

会议活动布置策划的签到与入住安排

如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览，那么签到就是一项复杂的工作。通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。

大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的--回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指示、会议(展览)须知、会议(展览)详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能，尽量使用电脑签到。一般情况下，签到服务人员应该不少于6人--工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助。