参加者能否简单地看到演讲者是会场的设置是否方便快捷，能使与会人员在会场内轻松移动。选好会议地点的几个注意事项：一，预订要提前。 这将使客户很容易地利用现场周围的条件进行总体规划。如何制作会务、展览的连接线，如何布置活动线，使参会者和参展者能够相互交流？因此，不想年底在路边摊举行会议，那就早点去了酒店的档期，及时预定。二：酒店应有质感。既然会务是公司看重的，也是员工期待的一项活动，当然在选择酒店时也要考虑质量好一点的酒店，比如酒店或者有名气的特色餐厅。

狭义的会展服务概念是指在会展过程中，由主办者、承办者向与会者、参展者、客商以及观众所提供的各类服务。会议会展服务包括负责制定、执行团队的运营计划；积极协调内部资源；、监督工作的完成进度；管理细节，对执行品质负责。大型的现场指挥和特殊情况下的应急措施等不仅要在预案中作为专项列出，还要确定好指挥人员及其指挥标志。

会议预案包括：会名、会期、会场、与会者的资格(、、特邀、列席)与名单、会议票证、筹备处内部的职责分工及工作人员的调配、会场布置、会议议程。会议会展服务包括负责制定、执行团队的运营计划；积极协调内部资源；、监督工作的完成进度；管理细节，对执行品质负责。大型的现场指挥和特殊情况下的应急措施等不仅要在预案中作为专项列出，还要确定好指挥人员及其指挥标志。