展会活动策划执行的13个步骤，教你如何成功策划执行一场展会

5步：租用申请及活动申请

大多数参展商会有各种临时租用物品的需要，这里包括桌、椅、柜子、沙发、电话线、网络接口等，还有如果您在展览中要有大的用电量、使用上下水、煤气、等，您一定要在参展申请表格中加以说明、特别强调，在收取一定的费用后，大会主办者会安排提供这些服务。

一般的展会都会有同期举行的各种技术研讨会、交流会、新闻发布会等，这些活动说明都在《参展商手册》中详细列出，您可以根据实际需求填写表格报名参加，收费的活动在您交纳规定费用后将由主办方确认。另外您需要自己举办一些现场活动和会议活动，也需要将活动方案和预定的会议室提前报给主办方，得到许可后才可执行。

6步：制定宣传计划

展会一般都会提供各种广告服务为您更好的宣传企业，所以要在开展前就制定好展前、展中及展后的宣传计划。

2步：开展

所有的准备工作完成后，您可以有条不紊的实行展示计划。如果现场遇到突发事件，需要立即联络主办方设立的现场办公室和场馆负责人，他们的联系方式在《参展商手册》中有详细说明。

展台的工作人员要详细记录每一个到访客户的情况及要求，不要凭事后记忆;对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，及时回报总部作出合理答复，一旦应承，必须按质按期完成，以取得客户合作信心;每天将潜在商机及顾客资料送回公司，以便即时处理及回应。

3步：撤展

展会的后一天下午一般为撤展时间，根据撤展速度而定，一般都可以延长至晚22点。

参展商办理退回所租设备手续并经确认后取回押金，之后办理物品出馆手续即可出馆

活动策划中的龙门架如何搭建

首先，龙门架搭建需要做好事先的材料准备，任何一种桁架设计的搭建都需要相配套的工具。搭建一个龙门架需要准备的物料有：

1、两段铝合金立柱

2、一端铝合金横梁

3、两个方套、两个横担

4、两个吊挂葫芦

5、两个反头

6、两个底座

7、八个斜支撑

8、吊带及螺丝等。

其次，龙门架搭建方法：

1、先把横梁链接起来，立柱也连接起来

2、把横担拧在立柱上，上面吊上葫芦

3、把反头固定在底座上

4、在反头上套好方套，然后把中间的横梁和方套连接好

5、在横梁上固定好灯光或者其他需要的设备

6、把铝合金立柱和反头的一端连接好，然后把立柱慢慢竖起来，然后固定好反头

7、把吊挂葫芦的一端连接好横梁，然后拽动葫芦把横梁慢慢吊起来，当到达预***置时，把葫芦固定住

8、把斜支撑和底座及立柱拧紧，这样龙门架就搭建完成了。

材质说明：斜支撑斜杆为铝合金横杆为钢铁、底座有铁的和铝的之分、横担为钢铁，桁架、方套、方头、反头全部为铝合金材质。

另外，必须要注意的是：一般常用的铝合金桁架立柱为300*300MM的截面，桁架横梁如果挂的东西不是很重用300*300MM的，如果跨度大或者挂的灯光重用400*400或者450*450的。根据桁架要承重的重量选择，否则，架子承重过重，可能会造成安全隐患。