参展商在展览前应该抽出时间制定一下邀请工作计划，包括材料收集与整理的时间安排，其中包括邀请函的设计要求，安排，发行量，经费预算等等。

其中控制成本，邀请不能太早，也不能太晚，要刚刚好，观众邀请工作一般需要与展览会展位销售工作同步，***性展览会尤其如此。***性展览会收集和整理***观众的信息资料，工作量较大，需要较长时间，一般应配备人员专门负责。其中，信息录入电脑工作还须另行配备人手。

根据展览会的性质，在明确观众***和邀请形式后，便可进行邀请广告或函件的设计工作。发送邀请的时间因展览会性质不同而有所区别。普通观众参观的展览会，一般在展览会开幕前30天之内发送邀请，或通过媒体发布展览会信息，或针对特定人群发送门票。

媒体发布展览会信息的频次，向特定人群发送门票的规模，既要根据需要，也要考虑成本的负担。

***观众参观的展览会，一般在展览会开幕前50-60天之内展开邀请工作。除通过媒体发布展览会信息外，向***观众邮寄的邀请函集中于展览会开幕前20天左右时间发出，一般每隔一周发一次，需要发送两至三次。

每次邮寄邀请函的内容应有所不同，如***次可以是请柬式邀请函，第二 次可以是告知展览会配套活动具体日程邀请函，第三次可以是附有展位平面图的邀请函。采用电子邮件方式邀请***观众，一般需要安排三次以上的发送。其每次邀请内容与邮寄邀请内容相似。在邀请函的设计上应注意体现电子邮件的特点。

电子邮件邀请函的主题一定要明确，以免被互联网的过滤软件误判为垃圾邮件。

采用手机短讯方式邀请***观众，多安排在展览会开幕前一周和展览会期间发送。一般需要安排三次以上的发送。手机短讯邀请的内容应简明，一般控制在70个字左右。每次短讯邀请的内容应有所侧重，邀请语言多为提示性质，旨在提醒***观众及时参观展览会。展览会***机构采用电子邮件或手机短讯方式邀请***观众，应通过互联网建立或电讯网络建立群发的平台。

善用媒体 有的放矢

邀请普通观众参观展览会，主要是通过传媒发布展览会的信息，从而达到告知普通观众的目的除报纸、电台、***、网站等大众媒体外，通过展览会所在城市的其它媒体发布广告，如公共汽车车体、楼宇电视、户外路牌、建筑物户外广告牌等，也是告知普通观众的方式。还有通过发送展览会门票的方式传播信息的。

邀请普通观众的信息，主要是告知展览会的展品范围及特点、展览地点和时间等内容。发布信息的时间一般安排在展览会开幕前一周之内，甚至包括展出期间。一般而言，广告投入较多、发布信息较密集、广告和新闻宣传互相配合较好的展览会，对观众影响较大，邀请效果较好。

由于展览会的题材不同，所针对的观众各不相同，选择发布信息的媒体和方式也不相同。如主要针对中老年人和妇女观众的日常生活消费品展览会，一般选择都市类报纸(如展览会在上海，会选择《新民晚报》;

在北京，会选择《北京晚报》、《新京报》)或广播电台;如主要针对中产***人士和中青年人群中的白领人士的精致生活消费品展览会，可选择有影响的门户网站，还可依托一些相关的俱乐部或联谊会等团体发送门票;如主要针对高消费人群的***生活用品、奢侈用品展览会，在选择与其***相匹配媒体发布信息的同时，还需要积累观众个人的信息资料，以便采取邮寄专函或发送手机短讯、网络信函的方式邀请。

展览会邀请***观众的途径有六：

一是，通过媒体发布展览会信息;

二是，通过电话邀请;

三是，通过邮寄邀请函;

四是，通过互联网发送邀请函;

五是，通过手机发送邀请短讯;

六是，通过参展客商邀请他们的用户。

其中，电话、邮寄信函、手机短讯是主要途径。

邀请***观众的媒体，主要是与展览会题材相关的***媒体，即行业性或***性的杂志、报纸或网站。目前，通过网站发布信息的展览会，呈明显上升趋势。通过媒体邀请***观众的优点是：信息容量较大，信息存留时间长，可对展览会进行深度宣传，展览会信息和媒体信息可产生互动作用。在操作上，对选择的媒体及其发布内容、形式和时间等方面，均需早作策划，包括用展位和媒体互换广告的洽商。

电话邀请是***有效的形式。因可通过语言沟通，知道对方是否前来参观;即便对方不愿意来，也可了解原因。邮寄信函邀请***观众，仍然是多数展览会采取的方式。其需要展览会***机构掌握较为丰富的***观众信息资源。其优点是较为正式和礼貌，令收信人印象深刻，但邮寄信函的费用较高

每年定期举办的展览会，需及时评估上届展览会邀请观众的效果，如认为存在问题，则应在新一接展览会发布信息时进行调整

想要做***一场***好的展览，就要花更多的心思，别人想不到的小细节，才能让每次展览做的有效果，达到此次展览的***佳效果，让公司获得更大的利益，扩散范围更加广泛，华竣展览在此提醒广大参展商，找展览设计 和搭建公司的一定要寻求正规公司。

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