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帐外文件”，指未经发文登记和打印、编号的文件，通常成为档案归档案不全的主要原因。总结档案网论坛精品贴之帐外文件的种类：

（1）本******和有关部门负责人参加上级***召开的会议带回的文件材料，尤其是本******在会议上的讲话、发言以会议上印发本单位的典型材料。

（2）代上级***拟稿并被采用的文件定稿和印本。

（3）上级***批转、转发本***的文件。

（4）***、省、市和上级******视察、检查本***、本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料。

（5）本***召开的***、职代会、团代会、党组（党委、总支、支部）会、行政***（如局长）办公会、工作会议、***会议等形成的会议记录、纪要、简报、讲话稿等文件材料。以及***班子民主生活会报告（一年两次）

（6）本***各种基础数字统计报表和分析材料。

（7）***干部个人重大事项的情况报告（一年两次）。

（8）***干部个人收入申报的情况报告（一年两次）。

（9）本***目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料。

（10）本***各级党***在工作活动中形成的文件材料。

（11）本***干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及职工名册。（如干部职工考核等次汇总表、工资变动审批表、工人技术等级考核审批表、工资发放明细表等）

（12）本***制订的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等。

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档案***职务各档次的岗位职责如下：

　　一、管理员

　　　　1、从事基层档案部门的档案管理工作；

　　　　2、从事档案***的具体工作或辅助性工作。

　　二、助理馆员

　　　　1、参与档案理论或业务的研究；

　　　　2、担任档案管理或业务指导工作；

　　　　3、参加编辑档案材料的工作；

　　　　4、参加培训档案***干部的教学工作。

　　三、馆员

　　　　1、***进行档案理论与业务的研究，拟订档案管理工作的计划、方案；

　　　　2、***从事或指导档案业务工作；

　　　　3、***完成档案***材料编辑工作；

　　　　4、编写高等档案***教材、承担授课任务、指导学生实习。

　　四、副研究馆员

　　　　1、研究档案业务工作的历史、现状和趋势，研究档案内容和形成规律，拟订管理工作的重要计划、方案；

　　　　2、负责档案业务、理论咨询，解决疑难问题；

　　　　3、承担或主持重大业务项目、专题研究，编审档案史料；

　　　　4、负责档案学理论研究，承担大专以上教材的编审工作。

　　五、研究馆员

　　　　1、研究国内外档案工作的历史、现状和趋势，介绍和推荐国内***研成果，拟订档案事业建设和发展规划；

　　　　2、负责档案业务、理论咨询，解决重大疑难问题；

　　　　3、解决史料编审中的疑难问题；

　　　　4、负责指导档案学研究，提供较高水平的研究成果。

《规则》规定，归档文件应在分类方案的低一级类目内，防火防磁柜，按事由结合时间、重要程度等排列。以下不按此规定的排列方法都是错误的。

1、按文号排列。按文号排列的主要问题是不方便按事由途径进行查找归档文件；档案实体存取不便；不利于业务部门整理归档文件；不利于随办随归整理方式的执行；无文号的重要材料不便排列等。

2、按问题排列。按问题排列的方式主要是回到立卷的老路上；整理难度和工作量都大，不利于简化原则的实行；不便于随办随归方式的执行。

3、将全部归档文件都按时间顺序排列，能按事由集中的也不集中。这种错误主要是不能集中同一事由的归档文件。

4、不按保管期限分类，直接按事由排列。造成鉴定和移交的困难。其含义了。

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