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展会通讯及观众邀请函的编印和发送。包括观众邀请函的内容、编印办法和发送范围与方法等。在做观众邀请函的编印和发送计划时，还要考虑到观众邀请函的印制数量、发送范围和如何发送等问题。

能取得更好的招商效果。观众一般在知道有哪些企业参展后才决定是否来参观，如果展会招展还不见起色就启动招商工作，展会将很难回答“有哪些企业参展”这样的问题；招展有效果以后，展会就可以轻松地回答这样的问题，目标观众也更有理由要来参观。

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按既定的招商进度计划进行监控。对于新经销商的选择不能盲目，不能只看其是否有钱，是否有关系，是否有店面，是否有决心，而是要综合考虑，通过对比分析该潜在经销商如果进入在一定的时间内是否可以发展起来，能否适应公司的文化和发展方向。就是事先根据市场分析情况和已经掌握的目标观众数据信息，结台展会招展上作的需要，参照展会的实际情况，制定一个合理的招商进度计划。展会招商工作启动以后，如果没有特殊情况出现，就严格按该计划实施展会的招商工作负责展会招商监控的有关人员就以该计划为主要参考标准，对展会的招商进度进行监控。