在将纸张或物品等实体资料，经由其处理而成为数字资料，以供后续应用。因此其内部架构( 如图一所示 )，涉及光学机构、电子电路、驱动装置及软件技术等部份。其中光学是影像再生的源头，电子是影像处理的核心，软件则是扫瞄的人机接口，各有其重要职掌。光学组件扫描仪扫瞄器的光学组件包括光源、反射镜组、镜头及CCD(电荷耦合器)传感器等

扫描仪作为新时期办公扫描的产品，在教育行业信息化管理方面也有着广泛的运用，在新型网络信息构建和多媒体教学等方面都起到了良好的促进作用。如今的多媒体课堂，教师可以用扫描仪展示课件，将课程所需的相关素材提前做好准备，在课堂上以更加生动的方式展现给学生，帮助学生更好的理解授课的内容。外观上扫描仪体型小巧便携，可衍生出多种操作，促进教师和学生之间的沟通

原本需要处理一些***的群众再也不用为提交各类资料反复提交相应的文件资料，只需要提前准备好所需的各项资料，在一台设备就可以处理原本多台设备处理的资料，效率得到了很大的提升，也确实给群众提供了很大的方便。生产的可搭载识别器的扫描仪设备可连接相应的业务窗口，能进行拍照，录像，复印，网络无纸化传真等操作。

扫描仪什么情况下需要更换耗材，耗材一般指负责搓纸的制动轮、进纸轮（机型不同，名称可能不同）。更换的指导原则：达到需要更换的扫描量，系统弹出更换耗材的提示框；扫描量较小，未达到扫描量但使用时间或闲置时间超过一年。有上述情况之一，需及时购买和更换耗材，以免出现卡纸、双张、进纸不畅、进纸歪斜等情况，从而影响扫描质量。