切忌在档案盒打印机打印过程中切断电源。当打印机在工作状态时，电源若突然被切断，将可能导致线路短路或断路，从而烧坏线路，甚至损坏机器。当遇见特殊情况需切断电源时，可先将打印机转到OFFLINE状态，喷头盖帽后方可关闭电源，后拔下插头。一旦发现档案盒打印机缺墨时，应该及时对档案盒打印机进行，墨粉必须是档案盒打印机支持的，或者是原装墨粉，任何劣质墨粉或质 量不高的墨粉，都将导致档案盒打印机在工作过程中，产生许多废粉或粉尘。我们应该尽量使用的复印纸，同时在将复印纸放置到进纸盒中时，要注意位置的平整性，并且确保纸张不要放得太满，另外进纸盒的导轨应该调到与纸一样宽。

在挑选复印张之前，你可以先测试一下该纸张能否在自己的档案盒打印机中，取得好的复印效果，要是效果不错的话，可以多买一些。档案盒打印机满足特别精细或厚型纸的打印。批量打印时，间隔一定数量将自动印墨头进行清洁。具备完整的自检功能，可印机本身硬件、字体、打印头状态等进行检测并显示。工业化生产设计，可连续24小时不停机打印。档案盒打印机的优势：可在各种材质的档案盒上打印文字，使用专用档案盒墨水，打印字迹清晰，牢固度好。（避免以往手写看不清、贴标签会掉的尴尬）

扫描仪就会造成办公设备的使用周期非常短。如果企业购买打印机的话，那么就需要承担设备过时的风险，但是打印机租赁就完全没有这个担心。打印机租赁的优势：打印机租赁业务是事物处理的机器，也就是说它不是一个生产设备，所以不会产生任何的效益。打印机租赁满足于目前的办公需求，随着未来企业的发展，选择购买打印机的时候，会有很大的盲目性，所以打印机是否满足办公需求或者是选择的设备是否过剩。

数据没有正常发到打印机，自然打印机就不会启动打印。那么我们要判断数据传输过程中出现问题。若电脑显示红色问号或者感叹号，说明打印机数据线已经断开了。到底是买还是租，精打细算者才能做出终决定！其实身边80%的企业都是选择租赁模式。省钱、降低办公成本，租资金占用比较少，资金流动性更大，打印机在工作状态由于高压静电场会产生大量苯并芘、二亚等有机废气，臭氧，紫外线，金属氧化物， 高温融化炭粉颗粒（这些颗粒和臭氧是异味的来源）。