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果在入住时间内，部门小组有会议的，要提前上报安排会议地点；在员工签到之前，房卡要提前分好，主要为了避免因为签到人数多，年会活动公司，导致房卡及签到台会搞得很乱；如果签到台有礼物发发放，晚会活动公司，可以在签到表中标注好，这样可以避免误领、少领、多领的情况发生。年会的物料要集中放在一起，避免年会工作人员到处找东西找不到。采购也是一件繁琐的事情，既然是年会就少不了奖励，在礼品上的选择可以考虑参考下***的年会顾问组的意见，找一些实用并且有纪念价值意义的礼品。

其中负责礼宾工作的接待小组，大都不可缺少。庆典的接待小组，原则上应由年轻、精干、身材与形象较好、口头表达能力和应变能力较强的男女青年组成。接待小组成员的具体工作有以下几项→来宾的迎送。即在举行庆祝仪式的现场迎接或送别来宾→来宾的引导。即由专人负责为来宾带路，将其送到既定的地点。→来宾的陪同。对于某些年事已高或非常重要的来宾，应安排专人始终陪同，以便关心与照顾。

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