档案扫描流程

相比于档案目录信息的输入存储,档案全文的录入和存储***工作要复杂得多，必须建立起一套工作流程和技术规范,以保障未来网上档案信息的高质量和统一性,确保档案、图书、情报等各类信息1大限度的一体化，并为今后技术的发展留下兼容和扩充的余地。整个档案扫描一包括这几个环节：文档扫描批量的把纸介质的文档、档案、书本杂志等用扫描仪进行扫描。目前通常用高拍仪或者高速扫描仪来进行文档扫描。图像处理对图像进行去歪斜，黑点、黑边等操作。提取有效信息对图像中有用的信息进行提取（利用OCR技术），有用的信息我们一般称之为关键字或索引值，这些关键字在查询时输入，极方便的查询出这份***单。管理和利用通常档案扫描的后一个环节是管理这些扫描后的电子化文件，如“文档管理系统”、“知识管理系统”，就属于这类型的管理软件。通过对这些电子化文件的管理，查询利用就非常的方便了。

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档案扫描中注意事项

1.做好扫描数据的维护

对于扫描数据的维护主要是确保数据信息的完整性以及对数据质量的控制。一是做好对扫描数据完整性的审查。在扫描过程中,由于失误,可能会导致某份文件或一份文件内个别页面的漏扫或重扫。如果不及时地查出,必将会给后续的利用工作带来麻烦,因此应该对扫描数据做好审查工作,谨防漏扫或重扫现象给数据带来的不完整或不规范。二是做好数据信息的质量控制。对于由于机器及操作原因致使数据极不清晰而无法使用的,要重新扫描;对于数据信息中所存在的“噪点”应该予以消除,但“去噪”工作应该区别对待,应该视“噪点”为档案本身所有的还是由于人为以及机器原因导致的,尽量保全档案的原始性标记。

2.扫描程序的遵守与规定的落实

扫描工作的操作对象是档案实体,由于档案的惟一性与凭证性,不允许发生档案实体的丢失与损毁现象,因此扫描工作中要严格遵守操作程序和规定。一是正确处理好工作与成绩之间的关系。成绩的取得是以安全为前提的,为成绩而违规操作,导致问题发生,必将抵消成绩或造成对成绩的否定。因此在日常的扫描中,要处处小心,严格履行有关规定,谨防丢失以及损毁现象的发生。二是做好有关程序遵守与规定落实的监督。加强在各个环节中对扫描人员的工作指导,帮助其规避一些易发生的误操作,纠正工作中不良习惯,确保扫描工作在安全的基础上出成绩。

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档案扫描数据提交流程

数据提交流程 1、扫描组扫描数据 扫描组数据（本地）—〉组文件夹（服务器）—〉本组建“未复核”子文件夹（服务器）—〉填写提交单 其中：上传服务器统一文件命名为MMMMMM—NNNNNN 2、质检组检查数据 组文件夹（服务器）—〉建“复核中”子文件夹（服务器）—〉数据审核库（服务器个人文件夹）—〉填写备份单—〉刻录光盘 注：扫描组提交的扫描数据应存放于本组文件夹中的“未复核”子文件夹，质检组应将数据移交至子文件夹“检查中”再进行检查。

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档案扫描

数字化管理如利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。

一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一份文件有不同的分类，因此不可避免地产生分类不准的现象，影响案卷质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。

二是用传统的文书立卷方法立卷，当发现立卷的文件有遗漏和收集不完成时，就要拆卷，有要对卷内文件从新排序，卷内文件目录也要重新填写，重新编号，重新装订。

三是人工立卷归档时，经常需要对文件进行接边的切边，稍不留神，就会***文件全貌甚至切掉重要的批示和***的签字。使用计算机立卷归档、降低了档案工作人员的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按时完成归档工作，不至于出现文件积压现象。从而使档案管理人员从繁重的立卷中解脱出来。集中时间和精力致力于档案与信息资源的开发和利用工作。

四是档案电子化存档为了保证档案原有的性质不能把档案给拆分进行扫描，都是需要不拆卷直接扫描的，非接触式扫描仪能够不拆卷扫描非常方便，现在的档案室都在用这种设备，例如book2net系列的专门针对档案用户定制的机器。

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