档案扫描

随着信息化时代的到来，档案信息电子化、办公自动化是档案管理的发展趋势，只有提高1档案管理者的***知识、计算机操作技能以及综合能力，才能使之成长为时代需要的复合型人才或信息***，才能促进档案事业高水平的持续发展。

利用网络平台还可以创建虚拟空间来发挥相应的档案数据信息，将那些可选性强、目的性强、利用效果好的档案信息，提供在线浏览功能，档案管理者可以根据用户的需要及时补充信息内容，以为用户及时提供的档案信息。

同时，现阶段开展的档案管理现代化工作的重要手段就是加快信息化进程，使用档案管理***软件，一方面许多单位未配备必要的现代化网络管理设备，给档案管理工作带来很多的不便另一方面，使用现代化网络管理设备管理的电子档案往往因计算机本身的存储没有进行加密处理、缺少对计算机毒或黑1客攻击的防范措施等，存在着安全管理的潜在威胁。

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对纸质保护和利用一直是档案系统的重要工作,纸质档案容易损坏、查阅效率低、无法通过计算机方便利用等问题也一直困扰着档案人员。对纸质档案进行数字化扫描,将其转化为数字信息是现今采取的比较常见又行之有效的技术手段。近年来,档案数字化加工在我国已经由省市级档案馆推进到区县级档案馆。从***范围内看档案数字化的增速很快,但由于历史欠账过多、各地区发展不平衡等原因,已经经过数字化加工的档案占全部档案的比重还很有限。随着档案数字化在我国进程的不断加快,扫描档案存在的一些问题也逐渐引起档案部门的重视。由于设备、文件保存质量等原因造成扫描的图像存在噪声、图像明暗不均、扭曲变形等情况,这些问题严重影响到对数字图像的OCR(Optical Character Recognition光学识别技术)识别,以及后期对扫描档案的利用。本文主要研究利用数字图像处理技术解决扫描图像存在的问题。由于档案资源有其自身的保密属性,在保证质量相同的前提下看,本文使用一些公开的扫描图像来模拟纸质档案的扫描图像,在MATALB(Matrix Laboratory矩阵实验室)软件环境下进行仿1真。介绍了OCR识别软件的工作原理,结合档案管理的自身特点,对形成的数字档案文件的文件格式进行了探讨,分析了档案文件对格式的要求,比较了常见的几种文件格式。分析了扫描档案产生噪音的特点,特别是其产生椒盐噪声和高斯噪声的情况,尝试了灰度直方图算法、均值滤波、中值滤波等图像预处理算法,并提出一种基于中值滤波的自适应算法。针对图像中需要提取加工的信息使用图像分割技术,将存在信息一致性的图像区域整体提取出来进行分析。使用图像二值化算法确定合适的阈值对图像信息进行提取,提高OCR识别率。使用边缘检测算法,锐化图像中部分模糊的信息。

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档案扫描数据检查

数据检查内容 （一）领取(归还)档案环节纸质档案检查 1、扫描组长依据管理科提供需要扫描的工程档案号段，清点卷数，查看是否断号、漏号。 2、登记《档案出库登记表》，注明领取档案时间、库房以及领取时间，一式两份，一份由管理科持有，一份由扫描组长持有。 3、领取档案。组长有序的***档案出库工作，避免在搬移过程档案遗失。 4、扫描结束后，将档案按顺序排列，登记《档案出入库登记表》，注明归还时间，***归还。加急档案则须等待管理科电话通知，不得擅自上架。 5、各组在库房区作已扫描和未扫描标识，同时填写共享的《档案领取号段表》，避免重扫。 注：本环节检查工作由扫描组自行检查。 （二）扫描环节扫描数据检查 1、扫描组自检 （1）命名规范性检查 检查文件命名是否符合规范，命名规范参照新编《档案扫描文件命名规则》（详见附件1） （2）数据完整性检查 检查总卷数是否完整；检查单卷总页数是否完整，卷内目录页数和页次是否正确，卷内目录总页数与卷内备考表是否相符，检查图像纸张完整性。 （3）扫描图像质量检查 质量检查包括扫描分辨率、清晰度、偏斜度、黑边、文件方向的检查。 2、质检组复查 复查方式和要求与扫描自检性检查相一致

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数字化管理如利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。

一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都仿照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一份文件有不同的分类，因此不可避免地产生分类不准的现象，影响案卷质量，给利用工作带来不便。而利用计算机模拟人工立卷，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。

二是用传统的文书立卷方法立卷，当发现立卷的文件有遗漏和收集不完成时，就要拆卷，有要对卷内文件从新排序，卷内文件目录也要重新填写，重新编号，重新装订。

三是人工立卷归档时，经常需要对文件进行接边的切边，稍不留神，就会***文件全貌甚至切掉重要的批示和***的签字。使用计算机立卷归档、降低了档案工作人员的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按时完成归档工作，不至于出现文件积压现象。从而使档案管理人员从繁重的立卷中解脱出来。集中时间和精力致力于档案与信息资源的开发和利用工作。

四是档案电子化存档为了保证档案原有的性质不能把档案给拆分进行扫描，都是需要不拆卷直接扫描的，非接触式扫描仪能够不拆卷扫描非常方便，现在的档案室都在用这种设备，例如book2net系列的专门针对档案用户定制的机器。