档案数字化的主要内容
1、档案目录信息的数字化,建立档案目录数据库;
2、载体档案的数字化,如纸质档案、档案缩微品、照片档案及电子档案等的数字化,建立档案影像数据库或多媒体数据库;
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数字档案化
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。今天就来讲讲档案数字化的意义与作用。
提高经济效益:数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案,不仅节约了保管费用,节省了占地空间,而且查阅起来极为方便迅速,从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费;
提高办公效率:数字化档案管理使资料能及时归档,并尽快提供利用。由于信息的超时空流动,数字化档案事实上成为“无墙界档案”,档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心;
增强档案原件保护:将纸制档案转变为数字化电子档案后,档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料,数字化处理后无疑是对其更好的保护,另外,通过档案的数字化处理后,防止了部分档案篡改的行为。
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档案数字化应遵循哪些基本原则
档案数字化是档案现代管理的一部分,在具体实施过程中,牵涉到服务、规范、机制、资源、安全等各种因素,必须遵循一定的原则,才能保证档案数字化的建设健康有序地进行。①用户至上的原则;②标准规范的原则;③机制保障的原则;3、海量数字化信息的分区存储档案资料数字化信息,将呈快速增长态势。④资源共享的原则;⑤安全保密的原则。
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