档案数字化管理的实现

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要实现档案管理的数字化，关键的动作就在于需要将纸质的档案，例如各种文字、图表、声像等通过扫描、录入等方式存储到计算机数据库中，而要实现这个动作，一是需要有关硬件，二是需要电脑软件。有关硬件即电脑设备、扫描设备、数码相机等，电脑软件即专门针对档案管理进行开发设计的档案管理软件，例如“档案-收发文及档案管理软件”。综上而言，音像、声像、磁带等资料的存储和管理，更需要工作人员的细心、认真。

数字档案化

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。今天就来讲讲档案数字化的意义与作用。

提高经济效益：数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费；

提高办公效率：数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心；

增强档案原件保护：将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

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档案数字化的数据关联

以纸质档案目录数据库为依据，

将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一

份图像文件。

将图像文件存储到相应文件夹时，

要认真核查每一份图象文件的名称与档案目

录数据库中该份文件的档号是否相同，

图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数

是否一致，

图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。

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