文件有多个时间特征

一份文件往往有多个时间特征，档案整理，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度，也就是确定归档年度时，一般来说应以文件签发日期（即落款日期）为准，据以判定文件所属年度。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰***以及***性文件等内容涉及不同年度的文件，档案整理咨询，《规则》统一规定为按文件签发日期（即落款日期）判定文件归档年度，以进一步简化分类中的概念和操作。例如，20m年形成的《20H年工作计划》，应归人20]．0年度；20H年形成的《2010年***工作总结》，应归人20H年；2012年制定发布、2013年生效的******，应归人2012年。

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复式分类法及其分类方案

在实际工作中，归档文件数量较多时，分类工作需要分层进行，单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的，较多的是将几种分类方法结合使用，称之为复式分类法。复式分类法的分类方案是依据确定的分类法，分层标列类目名称，以固定全宗内归档文件类别的分类体系。这是***档案工作的基础，也是归档文件整理的重要依据。下面列举几种常用的复式分类法，档案整理方案，并对相应的分类方案加以说明。

跨年度形成的文件

单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度形成文件，这样的文件往往统一在办结年度归档，分类时也都归人办结年度。这样，将来在档案管理和提供利用时，可在工作结束年的档案中找到该职能活动形成的全部档案，方便档案人员的管理和利用者的查找。比如，跨2010年、2011年两个年度的会议，其形成的文件材料统一在闭幕年，即2011年整理归档，分类时这些文件材料的归档年度都统一为2011年；跨2010年、2011年两个年度处理的案件，其形成的文件材料统一在结案年，即2011年整理归档，分类时这些文件材料的归档年度都统一为2011年；当来文与复文作为一件归档时，下级单位2012年12月写的请示，上级单位2013年1月批复，则该请示应连同办理过程中形成的其他文件一起归人2013年。对于年度跨度过大的职能活动，要同时考虑***文件归档制度和此项工作每年的文件形成量，档案整理扫描，酌情予以适当放宽处理。比如***文件归档制度要求必须逐年归档，那么将这些文件分散到各年度内归档也是可以的，但在分类、排列等环节上应掌握同一尺度，以方便查找利用。此外，如果这项工作每年的文件形成量较大，不及时归档就有可能会影响到这些文件的齐全完整，并增加平时管理的难度，同样可以将这些文件分散到各个年度内归档。

需要特别说明的是，在信息化环境下，为了做到随办随归、方便电子文件管理，在实践中应尽可能通过调整组件、排列方式等手段，尽量使归档年度与形成年度保持一致，以减少在电子文件上附加与文件本身无关且容易产生混淆的信息，以简化整理、方便管理。

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