双套制环境下归档文件整理模式

所谓双套制，是指文件归档后纸质文件和电子文件共存的归档制度，亦称为双套归档。双套制的实现，可以是将具有重要作用和长远查考价值的电子文件转化为纸质文件，也可以是对利用率高的纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。***办公、国务办公《电子文件管理暂行办法》（厅字〔2009〕39号）第十六条规定，“具有久保存价值或者其他重要价值的电子文件，应当转换为纸质文件或者缩微胶卷同时归档”，体现了重要文件“双套制”整理的思想。

在***档案实际工作中，应以文档一体化管理为基础，充分发挥信息化管理优势，简化纸质归档文件整理方法，共享纸质归档文件和归档文件数字化副本、电子文件管理信息，采取切实可行的办法保障纸质归档文件和归档文件数字化副本、电子文件的联系，降低***档案双套制整理成本，档案整理效率。

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整理原则

在归档文件整理中，必须保持文件之间的有机联系。文件之间有机联系是指文件在产生和处理过程中，档案整理扫描，在来源、时间、内容等方面形成的内在关联性，这种关联性既记录了文件之间及文件组件之间的相互关系，档案整理方案，也为档案记录的完整性和有序性提供了保障。因而，在归档文件整理中保持文件之间的有机联系，既能更好地反映***主要工作活动的历史面貌，也便于日后的检索和利用。在具体操作上，《规则》在实体分类时，将归档文件按照不同年度、不同机构（问题）等形成时的客观规律进行相对集中，维护不同文件之间的有机联系；在低一级类目内排列文件时，档案整理软件，强调按时间结合事由排列，将同一事由形成的文件排列在一起，使文件之间的有机联系得以充分体现。

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文件有多个时间特征

一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度，也就是确定归档年度时，档案整理，一般来说应以文件签发日期（即落款日期）为准，据以判定文件所属年度。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰***以及***性文件等内容涉及不同年度的文件，《规则》统一规定为按文件签发日期（即落款日期）判定文件归档年度，以进一步简化分类中的概念和操作。例如，20m年形成的《20H年工作计划》，应归人20]．0年度；20H年形成的《2010年***工作总结》，应归人20H年；2012年制定发布、2013年生效的******，应归人2012年。

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