保存期限

文件保存期限除***有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：

1.久保存：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)***规程及办事细则；(4)董事会及股东会纪录；(5)财务报表；(6)***核准文件；(7)不动产所有权状及其他***凭证；(8)工程设计图；(9)其他经核定须久保存的文书。

2、10年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核定须保存10年的文书。

3、5年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书。

4、1年保存：结案后无长期保存必要者。

5、规章由规章管理部门久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

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机构分类法

机构分类法就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办机构对归档文件分类。采用机构分类法，能有效地保持全宗内文件在来源方面固有的联系，客观地反映立档单位的历史面貌；同时由于每个机构都承担某方面的职能和任务，按机构分类在一定程度上集中反映了某一方面工作内容的文件，确权档案整理方案，便于按照一定的专题查找和利用档案。特别是对于归档文件由各机构分工整理的情况下，每个机构向档案室移交的归档文件，就自然构成一类，使全宗内分类体系的设计大大简化。

采用机构分类法时，一般来说，有一个机构就设置一个类，机构名称就是类名。各类的次序可按照本***机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。一般是***机构、综合性机构排在***前面，再依次排列各业务部门。例如先排办公室，天津确权档案整理，后排业务处（室）、后勤等。

采用机构分类法，原则上以哪个机构名义发文的文件就归人哪个机构的类中。有些文件是由几个机构共同处理的，如何归类则须视具体情况而定：有主办者的一般归人主办机构；以***名义发出的文件，确权档案整理咨询，则归人有关机构类中。业务部门起草、以***或办公室名义发出的，如果内容属该部门职责或业务，则应归人负责起草文件的机构类中，否则归人负责发文的综合机构内。

单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归档文件归人该类保存。有的临时机构是与该立档单位某一内部机构合署办公，并以该机构为常设机构，那么形成的文件应归人该内部机构类中；如果临时机构涉及两个以上的内部机构，则应根据其主要职能以及形成的文件内容、数量多少等，由这些机构协商后确定分类方法。

有的***内部机构体系复杂，如有的部委下设司（局），确权档案整理扫描，司（局）下又设处（室），这种情况下，一般应选择司（局）级机构进行分类；处（室）业务***性强、职能重要的，也可选择处（室）级机构进行分类。

归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用

文件的价值是由它的内容及其对本***工作的作用、对未来研究历史的作用决定的。就一个***文件的价值而言，不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档，也不是所有归档文件都要久保存。这就要求在归档和整理时做好两项工作：一是根据***文件材料归档范围的规定，区分归档与不归档文件；二是根据文书档案保管期限表的规定，区分文件价值，划定不同的保管期限。《规则》从分类开始，就将不同保管期限的文件区分开来，为有针对性地开展后续工作打下了基础。

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