归档文件整理应保证纸质文件材料和电子文件整理协调统一

从目前的情况来看，纸质文件材料与电子文件在较长的时间内会并行存在。在这种情况下，保证二者的协调统一是进行归档文件整理必须面对的问题。要实现二者协调统一，首先要统筹规划公文处理和档案管理工作。在公文处理环节前置档案管理的部分要求，在档案管理环节继续采用文书处理阶段产生的相关信息，使二者成为一个有机整体，档案整理管理，解决文件价值判断脱节、文件和档案管理信息不一致、电子文件元数据丢失等问题，以提高归档文件的整理效率。其次要考虑归档文件整理的基本方法。在信息化条件下，一般应将归档电子文件为一整理对象，先在归档系统上完成电子文件的整理，再据此整理纸质归档文件，以便充分利用文书处理环节形成的管理信息，保持整理工作的一致性和稳定性。

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人事档案整理的注意事项

管理干部、工人必须建立档案正本。

1、档案正本是全方面反应干部、工人历史和现实情况的实物材料，档案整理扫描，构成包括下列十项内容。

(1)履历表及其他简历材料等。

(2)自传及属于自传性质的材料。

(3)各种鉴定。

(4)各类考核、评价材料及毕业成绩等。

(5)政治历史审查材料及甄别复查材料，工龄更改材料等。

(6)各种奖励及县团级以上***批准的英雄模范***事迹材料。

(7)处分、撤销处分和甄别复查材料。

(8)任免呈报表，确定或晋升技术职务、学衔审批表，档案整理，出国人员审批表，调整工资审批表，工资级别登记表，离休、退休、退职审批表等。

(9)其他可供***参考材料，如本人的思想、工作、学习和总结检查，死者生平介绍，更改民族材料等。

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机构分类法

机构分类法就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办机构对归档文件分类。采用机构分类法，能有效地保持全宗内文件在来源方面固有的联系，档案整理方案，客观地反映立档单位的历史面貌；同时由于每个机构都承担某方面的职能和任务，按机构分类在一定程度上集中反映了某一方面工作内容的文件，便于按照一定的专题查找和利用档案。特别是对于归档文件由各机构分工整理的情况下，每个机构向档案室移交的归档文件，就自然构成一类，使全宗内分类体系的设计大大简化。

采用机构分类法时，一般来说，有一个机构就设置一个类，机构名称就是类名。各类的次序可按照本***机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。一般是***机构、综合性机构排在***前面，再依次排列各业务部门。例如先排办公室，后排业务处（室）、后勤等。

采用机构分类法，原则上以哪个机构名义发文的文件就归人哪个机构的类中。有些文件是由几个机构共同处理的，如何归类则须视具体情况而定：有主办者的一般归人主办机构；以***名义发出的文件，则归人有关机构类中。业务部门起草、以***或办公室名义发出的，如果内容属该部门职责或业务，则应归人负责起草文件的机构类中，否则归人负责发文的综合机构内。

单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归档文件归人该类保存。有的临时机构是与该立档单位某一内部机构合署办公，并以该机构为常设机构，那么形成的文件应归人该内部机构类中；如果临时机构涉及两个以上的内部机构，则应根据其主要职能以及形成的文件内容、数量多少等，由这些机构协商后确定分类方法。

有的***内部机构体系复杂，如有的部委下设司（局），司（局）下又设处（室），这种情况下，一般应选择司（局）级机构进行分类；处（室）业务***性强、职能重要的，也可选择处（室）级机构进行分类。

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