1.目的对记录进行有效控制，为质量/环境/职业健康安全管理体系运行符合规定要求提供客观证据。2.适用范围适用于各部门与管理体系相关记录的收集、编目、标识、归档保管和处理。3.职责3.1.综合部：负责备案各类表单的样本和新版本状态；3.2.各部门：负责对本部门的记录进行收集、整理、编目、标识、归档和处理。3.3.记录人员：及时、真实、准确地填写记录。4.工作程序4.1.使用：4.1.1.各部门有设计工作表格时，应考虑相关fa规和产品实现过程的要求。4.1.2.记录填写必须及时、真实、齐全，字迹工整、清晰、易于识别，并有记录人员的签名。4.1.3.记录可用书面文字、磁盘、胶片和照片等方式。4.2.收集：4.2.1.记录的收集实行“分级负责、逐级收集”的办法，公司各部门分别由其负责人zuzhi指定专人负责，并按规定报送。4.2.2.各部门应按不同类别完整地编目，再进行装订或装箱贮存在干燥安全的环境中，便于保管和查阅。4.3.标识/贮存：4.3.1.统一用文件夹或文件袋分类存放，并在其上书写记录名称、编号及时间间隔，以区别不同类别记录，便于查阅。4.3.2.对于保存期超过三个月的记录经综合部同意后，可集中保存于综合部的档案柜内，但需清楚标识所属的部门，记录的名称和年份。4.3.3.由综合部依据相关fa规及产品的追溯性编制“记录清单”，规定其保存年限。4.4.保护：4.4.1.保存期限内应保持记录无丢失、无破损、无失真，每月检查记录保存情况；4.4.2.采取防火、防虫、防鼠、防潮、防丢失、防失密等措施。4.5.检索：4.5.1.对记录进行有序整理编目，按时间序列/功能序列进行归档存放并记录、标识，有条件者，可记录主题词、编号、类别等内容，实现电脑检索。4.5.2.记录的查阅、借阅均需经过记录保存部门主管同意，所有记录未经公司lin导批准，不得提供给外部人员查阅、借阅。4.6.处置：4.6.1.各部门按照“记录清单”的期限要求进行保存，如需超期保存，应通知综合部记录超期保存时间，到期销毁的记录经部门主管同意后销毁。4.6.2.在保存期内，未经总经理批准，任何人不得修改和补充记录内容，如需fu制记录，必须经过部门主管同意。)